Factura electrónica obligatoria: qué cambia para autónomos y pymes
Facturar entre empresas dejará de ser un PDF por correo. Te contamos qué formatos son válidos, qué información hay que devolver sobre los pagos y cómo llegar preparado sin rehacer tu operativa.
- Diferencia entre PDF y formato estructurado
- Facturae, UBL y firma electrónica
- Estados de aceptación y pago
- Qué hacer si tus clientes aún no están listos
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PDF frente a factura estructurada
Una factura estructurada es un archivo que el software del receptor puede leer campo a campo: NIF, base imponible, tipo de IVA, vencimiento. Eso permite contabilizar sin teclear y comprobar automáticamente los plazos de pago. Un PDF, en cambio, es una imagen del documento pensada para que la lea una persona.
Cómo prepararte en cuatro pasos
- 01
Revisa tus datos maestros
NIF, domicilio fiscal y forma de pago de cada cliente deben estar completos: sin ellos el fichero estructurado se rechaza.
- 02
Unifica la numeración
Series correlativas y sin huecos, incluidas rectificativas. Es también un requisito de los registros de facturación.
- 03
Elige un emisor compatible
Necesitas un programa capaz de generar Facturae o UBL, firmarlo y conservarlo el tiempo legalmente exigido.
- 04
Controla los estados
Guarda cuándo se acepta, se rechaza y se paga cada factura: es la base para reclamar la morosidad.
Información de carácter divulgativo elaborada a partir de normativa pública española. No sustituye al asesoramiento profesional ni al texto oficial publicado en el BOE.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
- La Ley 18/2022 (Crea y Crece) establece la obligación de factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales, con plazos distintos según la facturación anual y contados desde la aprobación del reglamento de desarrollo. Consulta el calendario vigente en la sede electrónica antes de tomar decisiones.
- ¿Qué es una factura electrónica válida?
- Es una factura emitida y recibida en formato electrónico estructurado (por ejemplo Facturae o UBL), que permite su tratamiento automático y garantiza autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad.
- ¿Un PDF enviado por email cuenta como factura electrónica?
- Un PDF simple no es un formato estructurado: sirve como factura en papel digitalizada, pero no cumple el requisito de factura electrónica estructurada que exige la norma entre empresas.
- ¿Y si facturo a la Administración pública?
- La factura electrónica ya es obligatoria en la contratación pública a través de FACe, con formato Facturae y firma electrónica.
- ¿Tengo que informar del estado de pago?
- La norma prevé que el destinatario informe de la aceptación o el rechazo de la factura y de su pago efectivo, para poder medir la morosidad comercial.
- ¿ContaFlow emite facturas electrónicas?
- Sí. ContaFlow genera facturas en formato estructurado, las firma cuando es necesario y guarda el histórico de estados. Puedes probarlo 30 días gratis.
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